In deze blog zoomen we in op een bedrijfsbrochure. Het doel van een bedrijfsbrochure is de promotie van uw organisatie. Het is een beschrijving van de punten waarop uw organisatie zich onderscheidt van de concurrentie.

1: Denk na over de plaats van de brochure in uw totale communicatiestrategie

Ontwerp altijd eerst een totale communicatiestrategie vóórdat u de brochure ontwikkelt. Wat is het doel dat u heeft met de brochure? Wilt u mensen naar een website lokken of wilt u met de brochure juist dieper ingaan op de globale informatie van uw website? Ook is het belangrijk dat brochures elkaar niet herhalen of overlappen. Dat zorgt voor een rommelige uitstraling van de organisatie.

2: Zoek gericht naar informatie

Ga gericht op zoek in de organisatie, bijvoorbeeld documenten die informatie geven over het externe profiel van de organisatie. Denk aan uw communicatieplan, jaarverslag en/of eerdere brochures. Het is ook geen overbodige luxe de opdrachtgever, de doelgroep en een beslisser te interviewen. Zo voorkomt u mogelijke ruis en misverstanden vóór het ontwerpen en uiteindelijk drukken van uw brochure.

3: Maak een nauwkeurige berekening van de gewenste oplage

Denk hierbij aan de potentiële doelgroep maar ook de levenscyclus van de brochure. Een brochure kan in deze snelle tijd verouderen. Druk hem dus niet in te grote hoeveelheden. Bijdrukken is tegenwoordig niet meer zo duur.

4: Stel een budget op

Zorg eerst voor het bepalen van het budget. Dat voorkomt verrassingen. Omdat veel verschillende partijen meewerken aan een brochure kunnen de kosten snel oplopen. Denk aan een tekstschrijver, grafisch vormgever, fotograaf en een drukker. Ook de organisatie zelf steekt er heel wat tijd in. Leg afspraken over het budget daarom goed vast zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

5: Schakel op tijd een vormgever in

De vormgeving speelt een belangrijke rol. Uw bedrijfsbrochure moet opvallen tussen andere brochures én moet ook in vorm de kern van uw boodschap goed laten zien. Inhoud en vorm moeten elkaar versterken en dat vereist een nauwe samenwerking tussen tekstschrijver en vormgever.

6: Denk aan de 30-secondenregel

De eerste indruk van een brochure is cruciaal. Binnen vijftien tot dertig seconden vormt een lezer een eerste indruk van een brochure. Het verschil tussen oppakken of laten liggen. Houd daarom rekening met de reactie van de lezer als hij de brochure snel even doorkijkt. En houd ook rekening met zijn reactie als hij de brochure uitgebreid in alle rust helemaal doorleest.

7: Zorg voor een toegankelijke, heldere structuur

Gebruik tussenkopjes, zodat de structuur direct helder is voor de lezer.

Wie zijn we?
Wat is onze achtergrond?
Waar kunt u ons bereiken?
Wat zijn onze kwaliteiten?
Wanneer kunt u ons inschakelen?

Dit is voldoende informatie. Kort en krachtig, toegankelijk. Bewaar details voor op de website of voor een andere brochure.

8: Zorg dat de brochure opvalt

Het is handig dat een brochure opvalt tussen de concurrentie. Maar laat hem er niet te duur of te schreeuwerig uitzien. Een te duur uiterlijk schrikt af. ‘Daar betalen wij voor’, is dan al snel de gedachte van de lezer. Een strakke, eenvoudige vormgeving heeft vaak meer effect. De eerste tekst op de titelpagina moet toegankelijk zijn en gelijk aanspreken.

9: Schrijf toegankelijk en beknopt

Lezers hebben steeds minder tijd. De meest effectieve brochures zijn de brochures die hun boodschap in zo min mogelijk woorden overbrengen. Gebruik liever vier argumenten dan twintig. Laat vragen open en maak nieuwsgierig! Spreek daarnaast de taal van de lezer en laat jargon zo veel mogelijk weg.

10: Gebruik beeldtaal

Gebruik niet te veel tekst in een brochure. Gebruik ook illustraties, infographics, schema’s, tabellen en korte kadertekstjes. Dit trekt de aandacht van de lezer. Zeker als ze ook mooi zijn vormgegeven. Te lange teksten worden gewoon overgeslagen of maken de brochure in zijn geheel onaantrekkelijk.

Maak uw persbericht tot een succes

Een persbericht is belangrijk bij het verspreiden van het nieuws dat je wilt brengen. Aan social media wordt vaak eerst gedacht en een post op Facebook of Twitter is natuurlijk zo gemaakt. Maar vergeet ook de toegevoegde waarde van een persbericht niet. Het is vaak hét uitgelezen middel om meerdere doelgroepen te bereiken.

10 Tips voor het schrijven van een persbericht

1: Schrijf erboven PERSBERICHT. Dan is gelijk duidelijk dat het ook om een persbericht gaat.

2: Verzin een pakkende hoofdkop en eventueel een bovenkop. Zo is gelijk duidelijk waar je persbericht over gaat.

Continue reading “Persbericht schrijven, 10 gratis tips” →

De Britse schrijver en journalist George Orwell gebruikte regels om effectiever te schrijven. Kijk al je teksten na en maak ze aan de hand van de onderstaande regels korter en daardoor kernachtiger. Geniet van het resultaat!

10 Tips voor het maken van krachtige teksten

1: Gebruik zo min mogelijk metaforen of spreekwoorden.

Bekende uitdrukkingen kunnen afgezaagd zijn en bovendien weinig origineel. De lezer reageert op zijn of haar eigen gevoel bij de uitdrukking en kan de tekst niet meer fris bekijken.

2: Gebruik geen lange woorden.

Lange woorden hebben vaak het tegenoverstelde effect. Ze worden minder goed begrepen en klinken eerder arrogant en pretentieus. Continue reading “Schrijven is schrappen! 10 tips” →

In deze blog gaan we dieper in op het verbeteren van stijl in je tekst. We geven adviezen en  stijlmiddelen die je teksten aantrekkelijker maken.

Schrijf duidelijk

Gebruik geen afkortingen:
Het te pas en te onpas gebruiken van afkortingen kan voor veel onduidelijkheid bij de lezer zorgen. Vermijd daarom het te vaak gebruiken van afkortingen. Zeker ook als de afkorting meerdere betekenissen heeft.

Afkortingen die algemeen bekend zijn kunnen wel gebruikt worden. Voorbeelden hiervan zijn: jl. (jongstleden), a.s. (aanstaande), tv en bijvoorbeeld CDA.

Gebruik geen vage woorden:
Schrijf zo concreet mogelijk. Denk hierbij aan de 5W & H in ons eerdere blog. Vermijd vaagmakers. Voorbeelden van vaagmakers zijn: langdurig, meestal, voortdurend, proberen, enkele, verschillende.

Gebruik geen voorzetseluitdrukkingen:
Een tekst wordt een stuk leesbaarder door het weglaten van voorzetseluitdrukkingen. Ze staan gewichtig en zijn altijd bruikbaar voor de schrijver, maar voor de lezer is het duidelijker als je ze vervangt door één voorzetsel.
Met behulp van wordt met
Voor wat betreft wordt over, voor
Ten gevolge van wordt door

Gebruik geen ingewikkelde zinnen:
Het is fijn als de lezer een tekst na één keer lezen begrijpt. Eindeloos lange zinnen waarin de schrijver in één keer veel informatie geeft, maken een tekst niet leesbaarder. Een goede regel is: per zin één gedachte.

Schrijf menselijk

Gebruik geen onpersoonlijke woorden
Gebruik in je tekst geen onpersoonlijke woorden zoals men en wie. Men kan na het parkeren een ticket halen. Wie na het parkeren geen ticket haalt krijgt een boete. Lezers voelen zich niet aangesproken en er wordt ook geen respect voor de lezer getoond. Beter is: U kunt na het parkeren direct een ticket halen.

Gebruik geen naamwoordstijl
Hier hebben wij al een geheel blog over geschreven. Als schrijvers zelfstandige naamwoorden gebruiken in plaats van werkwoorden, ontstaat de naamwoordstijl. Deze stijl is kenmerkend voor ambtelijk en wetenschappelijk taalgebruik. Vaak wordt het gezien als zakelijk, droog en saai. Zie voor voorbeelden ons blog van mei 2016.

Gebruik geen lijdende vorm
Het werkwoord van de lijdende vorm: worden of zijn geeft een onpersoonlijke en ouderwetse indruk. Vermijd daarom de lijdende vorm en gebruik liever actieve werkwoorden en persoonlijke woorden. Dus liever: ‘De jongens bespreken het met hun juf’ dan ‘Het wordt door de jongens met hun juf besproken.’

Gebruik geen clichés
Clichés zijn saai en afstandelijk en geven de indruk dat de schrijver niet veel moeite heeft gedaan voor de tekst. Probeer een beter alternatief te vinden, zodat de tekst weer aantrekkelijk wordt. Voorbeelden van clichés zijn: Hierbij delen wij u mede dat; Naar aanleiding van uw schrijven; In de hoop u voldoende geïnformeerd te hebben verblijven wij.

Schrijf concreet

Schrijf niet omslachtig
Bij een omslachtige formulering creëer je een compleet zinsdeel voor iets dat je ook in twee woorden kunt opschrijven. Zelfs in één woord. Bijvoorbeeld: Er is geen twijfel mogelijk dat die auto is gestolen wordt; Die auto is ongetwijfeld gestolen.

Geef voorbeelden
Met concrete voorbeelden gaat de tekst leven en vormen mensen een plaatje in hun hoofd. Op deze manier wordt een tekst beter onthouden.

Gebruik de tegenwoordige tijd
Uit zichzelf vertellen mensen in de tegenwoordige tijd, waardoor het verhaal actueler en levendiger wordt. Zo kun je een verhaal boeiend maken, alsof het nu gebeurt.

Toon

Gebruik positieve woorden
Laat zien wat er wél mogelijk is in plaats van wat er niet mogelijk is. Dus liever: De bibliotheek is elke woensdagmiddag geopend. En liever niet: De bibliotheek is alleen open op woensdagmiddag. Schep een positief beeld en creëer hiermee een positief imago.

Gebruik verschillende soorten zinnen
Varieer zinnen in lengte en in bouw. Veel dezelfde soort zinnen geven een saaie, slaapverwekkende indruk. Pas bovenstaande tips toe en wissel af in lengte én bouw. Je tekst wordt een stuk aantrekkelijker.

Woordenschat

Goede schrijvers hebben veel woorden tot hun beschikking. Ze hebben niet alleen een grote actieve woordenschat, maar zijn zich ook bewust van het gebruik van synoniemen. Staan er in een korte tekst vaak dezelfde woorden? Ga dan actief op zoek naar synoniemen. Kijk in een woordenboek of op internet.

Om een tekst goed te kunnen schrijven is het handig om een structuur te hebben. Een soort bouwplan van je tekst. Michaël Steehouder beschreef een aantal vaste structuren in zijn boek Leren communiceren: zes structuren waar alle informatieve teksten in onder te brengen zijn. De indelingen van Steehouder kunnen jou als schrijver helpen om de grip op je tekst te vergroten.

Probleemstructuur:
Wat is het probleem precies?
Waarom is het een probleem?
Wat zijn er de oorzaken van?
Wat is ertegen te doen?

Maatregelstructuur:
Wat is de maatregel precies?
Waarom is de maatregel nodig?
Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
Wat zijn de effecten van de maatregel?

Evaluatiestructuur:
Wat zijn de relevante eigenschappen ervan?
Wat zijn de positieve effecten?
Wat zijn de negatieve effecten?
Hoe luidt het totaaloordeel?

Handelingsstructuur:
Wat is het doel van de handeling?
Wat zijn de voorwaarden ervoor?
Hoe verloopt de handeling in grote lijnen?
Hoe worden de deelhandelingen uitgevoerd?
Hoe wordt de uitkomst van de handeling gecontroleerd?

Ontwerpstructuur:
Waartoe dient het?
Aan welke eisen moet het voldoen?
Welke middelen worden er gekozen?
Hoe ziet het ontwerp eruit?
Wat is de waarde van het ontwerp?

Onderzoeksstructuur:
Wat wordt er precies onderzocht?
Volgens welke methode verloopt het onderzoek?
Wat zijn de resultaten van het onderzoek?
Wat zijn de conclusies uit het onderzoek?

Je kunt de structuren van Steehouder op een aantal manieren gebruiken. Je kunt de vragen op papier zetten en daaronder de antwoorden. Je gebruikt de structuren dan als kapstok en denkoefening. Als alles duidelijk is kun je makkelijk verder met je tekst.

Je kunt de methode ook gebruiken om een tekst van iemand anders te redigeren. Je controleert zo eenvoudig of op alle vragen een antwoord is gegeven.

 

De gemeente Cromstrijen in de Hoeksche Waard is bezig met het opknappen van een groot aantal punten in de gemeente. We hielpen deze klant met het vertellen van het gemeentelijke vernieuwingsverhaal en zetten het neer in één duidelijk beeld.

We maakten samen met de klant het verhaal voor deze revitalisering. Het is een stapsgewijs proces waarin de gemeente ook de inwoners en bedrijven nadrukkelijk meeneemt bij alle vernieuwingen en projecten. Zodra het complete verhaal goed duidelijk was, maakten we het ontwerp voor een complete uiting die onder andere in het gemeentelijke magazine en op een rolbanner werd gedrukt.

Het verhaal gaat de komende tijd verder met het ontwerpen van verschillende borden per thema. Deze borden staan straks op de plaatsen te staan waar de gemeente met de vernieuwing aan de slag gaat.

Op www.soetenblank.nl/portfolio vindt u veel recente producties voor onder andere gemeenten, woningcorporaties, Veiligheidsregio’s en zorgpartijen.

Het Aan-veld
Vul dit veld pas in als je mail helemaal klaar is. Zo voorkom je fout doorgestuurde e-mails. Let in dit veld nog beter op typefouten. Bij een zeer kleine typefout komt een bericht terug. Als je dit pas 2 dagen later in de gaten hebt heeft de geadresseerde het bericht al die tijd niet ontvangen. Let ook op het al te makkelijk toevoegen van mailadressen. Gebruik het CC-veld hiervoor.

Het CC-veld
Pas op met het te vaak gebruiken van dit veld. Het kan voor lastige situaties zorgen. Alle geadresseerden in het CC-veld zijn zichtbaar voor alle ontvangers. Iemand kan dubbele bedoelingen hebben met het cc-en aan derden:

1: Kijk eens hoe populair ik ben, hoeveel vrienden ik heb.
2: Druk zetten met een CC naar de baas.
3: Opscheppen met CC naar de baas.
4: Mensen kunnen zich buitengesloten voelen: ‘Waarom sta ik niet in de Aan-groep?
5: Niet iedereen is blij met het weggeven van e-mailadressen aan derden.

Het BCC-veld
Het BCC-veld zou verboden moeten worden roepen felle tegenstanders. Het zijn ‘geheime’ kopieën. De hoofdontvanger weet niet wie er allemaal over zijn schouder meeleest. Dat kan tot onaangename verassingen leiden. Maar als je hier bewust en integer mee omgaat, is het BCC-veld een prima optie. 

Het Onderwerpveld
Het invullen van het onderwerpveld is een goede dienstverlening aan de ontvanger. Het helpt hem te besluiten wanneer hij het bericht leest en het is ook een leeswijzer voor de ontvanger. Het is te vergelijken met een kop boven een artikel in de krant. Probeer daarom het onderwerp concreet te maken. Onderwerpen als: vraag, verzoek, mailtje zijn te vaag.

Handtekening
Zorg voor een nette, complete handtekening in hetzelfde lettertype als de rest van de e-mail. In een handtekening horen: je volledige naam, je functie, naam van het bedrijf, contactgegevens met telefoonnummer. Voeg eventueel ook social media kanalen toe. Een mooi logo maakt het geheel af en geeft een goede eerste indruk van het bedrijf.

Lettertype
Een geschikt lettertype verbetert de leesbaarheid van uw bericht. Arial 10pt is het meest gebruikte lettertype en wordt standaard gebruikt bij Outlook. Verdana of Arial zijn ook zeer geschikt voor beeldschermteksten.  Sommigen vinden Times Roman mooi maar pas op met Comic Sans. Deze laatste is niet erg geschikt voor zakelijke e-mails.

Uitroeptekens
Gebruik uitroeptekens met mate. Te veel gebruik van uitroeptekens kan onvolwassen en emotioneel overkomen. Check je e-mail nadat je deze hebt geschreven en vervang uitroeptekens door punten waar dit kan.

Teruglezen
Eenmaal op de verzendknop gedrukt is er geen weg meer terug. Voordat je de e-mail definitief verzendt, lees je hem nog één keer helemaal door voordat je hem verzendt. Vertrouw niet alleen op de spellingcontrole. Check ook nog een keer goed of het mailadres van de ontvanger correct is.

Om alle teksten te kunnen schrijven is het natuurlijk een voorwaarde dat er geen rugklachten ontstaan of RSI. Hier een aantal tips om deze te vermijden.

1: Leer blind typen
Er zijn veel gratis typecursussen te vinden online! Hiermee daalt de kans op klachten drastisch.

2: Laat een ergo-therapeute op kantoor komen
Samen kun je kijken naar je werkplek. Op welke hoogte staat je beeldscherm? Welke hoek vormen je knieën? Op welke afstand staat je toetsenbord of muis? Op deze manier wordt je werkplek optimaal.

3: Ga een paar keer langs een mensendieck therapeut
Deze werkt aan de optimale zithouding. Hoe zit je op je stoel? Waar staan je voeten? Staan je schouders goed? Het gaat om zéér kleine houdingsverschillen die een groot effect kunnen hebben.

4: Gebruik een verticale muis
Je hand en arm hebben op deze manier veel minder spanning. Een verticale stand van je hand is natuurlijker dan de horizontale draai bij een normale muis.

5: Sta af en toe op en haal koffie
Het maakt niet uit wat je doet maar je lichaam is er even helemaal uit. Het voorkomt langdurig verkrampen in dezelfde zithouding.

6: Leg een fitness elastiek naast je bureau en doe af en toe de volgende oefening
Houd het elastiek achter je nek breed vast en beweeg het langzaam uit elkaar achter je hoofd. Deze beweging kun je tussendoor zittend doen en is een tegengestelde beweging aan het zittend typen. Dus het werkt ontspannend op je spieren.

7: Bezoek een chiropractor
Deze kan je net even dat zetje in de goede richting geven om weer verder te kunnen. Na de behandeling natuurlijk extra goed letten op bovenstaande tips zodat de klachten niet terugkomen.

8: Ga sporten
Als je regelmatig je korset traint dan heb je minder kans op klachten. Krachttraining voor rug en buik geeft je lichaam een goede basis.

9: Let niet alleen op je houding op je werkplek maar ook op je houding thuis.
Is je laptop gebruik hier ergonomisch? Hoe zit je voor de tv? Allemaal plekken waar je vaak komt waarschijnlijk en die dus ook een grote invloed hebben op je rug en nek. En natuurlijk door de knieën bij het uitruimen vaatwasser. Hoe vaker je huishoudelijke klusjes doet waarbij je bukt zonder door je knieën te gaan hoe meer belasting van je rug.

10: Laat een stoelmasseur regelmatig op kantoor verschijnen.
Spieren in de nek, schouders en armen worden doelgericht onder handen genomen!

Een groot aantal gemeenten deed afgelopen jaar een beroep op onze expertise bij het duidelijk presenteren van jaarcijfers én begrotingen. We laten op een duidelijke en toegankelijke manier het reilen en zeilen van gemeentes zien.

Soet & Blank zorgde in vrijwel alle gevallen voor de totale productie. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met de ambtenaren van de financiële afdeling, wethouders en medewerkers communicatie.

We houden een overlegsessie bij de klant waarin we alle onderwerpen zoveel mogelijk meteen duidelijk in kaart brengen. De opzet voor de begroting of jaarprestaties in één oogopslag staat dan in de steigers en daarna volgt een strakke productieplanning: van tekst en cijfers in Word en Excel en daarna het ontwerp en de opmaak van de geïllustreerde infographic. De hele productie maken we in gemiddeld twee tot drie weken in orde voor onze klanten.

Op www.soetenblank.nl/portfolio vindt u veel recente producties, onder andere de begrotingsinfographics die we afgelopen najaar voor een groot aantal gemeenten maakten.

Een heldere structuur is erg belangrijk voor een goede tekst. Zonder goede structuur is een tekst vaak slecht leesbaar.

Drie onderdelen in een tekst
Of het nu een brief, artikel of e-mail is, een tekst bestaat altijd uit drie onderdelen: een inleiding, een kern en een slot. Een tekst waarin je deze drie onderdelen niet snel kunt terugvinden, is meestal niet goed.

Inleiding
De inleiding trekt de aandacht van de lezer. De lezer wordt uitgenodigd om verder te lezen. Ook is meteen duidelijk wat het onderwerp van de tekst is en wat de lezer over dit onderwerp kan verwachten.

Kern
In de kern van een tekst staat meer informatie over het onderwerp. Hier ga je dieper in op het onderwerp of de deelonderwerpen. Door een tekst duidelijk in verschillende onderwerpen te verdelen, is de inhoud gemakkelijker te ontleden voor de lezer. Kies per alinea of hoofdstuk dus zoveel mogelijk voor één (deel)onderwerp.

Slot
Het slot kan een conclusie zijn, een verkorte herhaling van de boodschap of een oproep om een reactie van de lezer.

Alinea’s
Alinea’s maken een tekst overzichtelijk. De structuur van de tekst wordt duidelijk zichtbaar. Lange lappen tekst zijn soms lastig te lezen en daarom is het handig om bijvoorbeeld een lange alinea te splitsen. Verder is een goed idee om boven een alinea een tussenkop te plaatsen.

Kernzinnen
De kernzin bevat de belangrijkste informatie, de kern van wat je wilt zeggen in die alinea. Het beste kun je de kernzin als eerste, tweede of laatste zin opnemen. Lezers kijken bij voorkeur op die plaatsen om een snel overzicht te krijgen van de inhoud.

Signaalwoorden
Verbanden in zinnen geef je aan met signaalwoorden. Voorbeelden van signaalwoorden zijn: daarom, omdat, want, dus, daardoor. Als er bijvoorbeeld vier voordelen zijn voor het gebruik van nieuwe wasmachines, dan maak je je tekst samenhangend door dit ook te benoemen. Gebruik woorden als allereerst, ten tweede, ten derde en tot slot.

Verbindingszinnen
Verbanden tussen alinea’s geef je aan met zinnen als:

• Zoals hierboven besproken.
• Zoals eerder vermeld.
• Nu we de voordelen op een rijtje hebben gezet, gaan we kijken naar de nadelen.
• In de vorige alinea hebben we gesproken over, enz.

 

Door een verbindingszin geef je de overgang tussen het vorige tekstdeel (terugverwijzen) en het volgende tekstdeel (vooruitwijzen) aan. Het lijkt soms of je erg veel woorden moet gebruiken, maar op deze manier ligt er een prettig leesbare tekst voor je publiek.